Trouver le bon créneau
Le parcours identifie le motif, la durée et les contraintes, puis consulte les disponibilités de l’agenda raccordé.
Agent IA 02 · Conception sur mesure
Agent IA d’accueil et de rendez-vous
Du premier contact au bon créneau.
Nous concevons un accueil autour de vos horaires, de votre agenda et de vos règles : recueillir le motif, consulter les disponibilités et confirmer un créneau dans votre outil. Les exceptions sont transmises à votre équipe.
Simulation du workflow · Agent IA d’accueil et de rendez-vous
Mise en situation
Ce que l’agent
prend en charge.
Un exemple illustratif, sans connexion à vos outils, pour visualiser le parcours d’une demande.
Votre agendaSemaine illustrative
Lun.Mar.Mer.Jeu.Ven.
——Occupé——Occupé—10:30—Occupé—Occupé———
Validation par l’agenda
Le créneau est confirmé uniquement après l’enregistrement.
En situation
Trois situations
qu’il sait traiter.
Déplacer un rendez-vous
Les règles de modification déterminent les options proposées. La confirmation intervient seulement après acceptation par votre outil.
Gérer une exception
Un créneau introuvable ou une demande particulière devient une demande de rappel, avec les informations nécessaires à votre équipe.
Intégration
Les outils
restent les vôtres.
Votre agenda et votre canal d’accueil sont étudiés ensemble. Les possibilités de lecture, de réservation et de modification sont vérifiées avant de définir le périmètre. La téléphonie est une option distincte.
Livrables
Ce que nous
construisons.
- Une cartographie des motifs, durées et horaires.
- Un parcours de réservation et de modification selon vos règles.
- Une recette des conflits, annulations et demandes de rappel.
Le devis précise la configuration, les connexions retenues, les essais, la prise en main et les modalités de suivi. Le périmètre final est défini ensemble.
Questions fréquentes
Avant de démarrer.
Est-ce un standard téléphonique ?
La voix peut être étudiée, mais elle n’est pas incluse par défaut. Téléphonie, langues, coût et qualité des transferts doivent être validés.
Comment éviter les doubles réservations ?
L’agenda reste la référence. La création doit être confirmée par cet outil ; un créneau affiché comme disponible ne constitue pas à lui seul une réservation.
Dans votre entreprise
Les détails qui font fonctionner le service.
Règles de disponibilité
Durées, horaires, jours fermés, délais de réservation et règles d’annulation constituent le point de départ.
Confirmation vérifiable
Un créneau proposé reste une proposition tant que l’agenda n’a pas accepté l’action. Les erreurs de connexion doivent être visibles.
Tests à prévoir
Deux demandes sur le même créneau, modification, annulation, agenda indisponible et demande de rappel.
Un devis lisible dès le départ.
Configuration initiale, connexions, volume d’utilisation et suivi sont distingués. Nous définissons les responsabilités, les cas à valider et les modalités de maintenance avant de lancer le parcours.
Vous savez quels outils sont raccordés, quelles actions sont autorisées et qui intervient lorsqu’une demande sort du parcours prévu.
Le parcours
Un parcours pensé
pour votre équipe.
- Une demande de créneau
- Une disponibilité consultée
- Une confirmation de l’agenda
Quand l’agent intervient
Une personne souhaite connaître vos disponibilités ou modifier un rendez-vous.
Ce qu’il prend en charge
- Identifier le motif et la durée nécessaire.
- Consulter les disponibilités réellement accessibles.
- Confirmer un créneau après validation par l’agenda.
- Préparer les rappels et transmettre les exceptions.
Ce que votre équipe reçoit
Un rendez-vous confirmé dans votre outil, ou une demande de rappel clairement transmise.
Ce qui reste entre vos mains
La voix est une option à évaluer. Sa disponibilité dépend de la téléphonie, des langues, de la qualité des échanges et des coûts. Aucun diagnostic médical ni décision sensible.
Ce qu’il faut préparer
Un agenda compatible, des horaires et durées fiables, des règles d’annulation et un interlocuteur de secours.
Comment mesurer l’utilité
Demandes prises en charge, conflits évités, rendez-vous honorés et qualité des transferts.
Disponibilité et déploiement
Cette solution est proposée à l’étude. Aucun agenda ni service téléphonique n’est connecté à cette préversion.
Tarification
Un prix lié
à votre projet.
La mise en place, les connexions, le volume d’utilisation et le suivi déterminent le devis. Installation, maintenance et coûts d’usage sont distingués dès le départ.
Prochaine étape
Parlons de
votre projet.
Décrivez la demande qui vous prend du temps. Nous vous proposons un périmètre, une démonstration adaptée et un devis lisible.